Die Inventur zeigt, was wirklich in Kühlhaus, Tiefkühler und Lager steht. Regelmäßig gemacht, ist sie außerdem der einzige ehrliche Weg zu Ihrem Wareneinsatz. Dieser Ratgeber erklärt, wann die Inventur Pflicht ist, welche Arten es gibt, wie Sie Schritt für Schritt zählen und wie Sie das Ergebnis lesen. Am Ende finden Sie eine kostenlose Inventurliste als Vorlage.
Was ist eine Inventur?
Bei der Inventur zählen, messen oder wiegen Sie alle Waren, die an einem bestimmten Tag im Betrieb sind, und bewerten sie mit dem Einkaufspreis. Das Ergebnis ist das Inventar: eine Liste mit Menge und Wert jedes Artikels und dem Gesamtwert Ihres Bestands an diesem Tag.
Eine einzelne Inventur zeigt nur den Bestand. Spannend wird es im Vergleich: Anfangsbestand, Einkäufe und Endbestand zusammen zeigen, was Sie in dem Zeitraum tatsächlich verbraucht haben.
Ist die Inventur in der Gastronomie Pflicht?
Für viele Betriebe ja, aber nicht für alle. Kurz gefasst für Deutschland:
- Pflicht haben alle, die nach Handelsrecht Bücher führen müssen. § 240 HGB verlangt ein Inventar zu Beginn des Gewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres. Das betrifft zum Beispiel jede GmbH, UG, OHG und KG.
- Befreit sind Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 € Umsatz und nicht mehr als 80.000 € Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB).
- Steuerlich müssen gewerbliche Unternehmer ab mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr Bücher führen (§ 141 AO). Wer darunter bleibt und seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss in der Regel keine Inventur nach HGB machen.
Auch ohne Pflicht lohnt sich die Inventur: Ohne Zählung kennen Sie Ihren Wareneinsatz nicht. Wie es für Ihren Betrieb genau aussieht, klären Sie am besten kurz mit Ihrem Steuerberater. Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung.
Welche drei Arten der Inventur gibt es?
- Stichtagsinventur. Sie zählen alles am Bilanzstichtag oder zeitnah davor oder danach, in der Praxis innerhalb von etwa zehn Tagen. Änderungen bis zum Stichtag rechnen Sie vor- oder zurück. Das ist in der Gastronomie die häufigste Form.
- Verlegte (zeitverschobene) Inventur. Sie zählen innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag und rechnen den Wert auf den Stichtag um (§ 241 Abs. 3 HGB). Praktisch, wenn Silvester und Jahreswechsel die volle Zählung unmöglich machen.
- Permanente Inventur. Sie führen den Bestand laufend fort, mit jedem Wareneingang und jedem Verbrauch. Gezählt wird trotzdem: mindestens einmal im Geschäftsjahr muss jeder Artikel körperlich geprüft werden, der Zeitpunkt ist aber frei wählbar.
Daneben gibt es die Stichprobeninventur, bei der der Bestand mit anerkannten statistischen Verfahren hochgerechnet wird. Für die meisten Restaurants und Hotels spielt sie keine Rolle.
Was gehört alles zur Inventur?
In der Gastronomie vor allem:
- Lebensmittel in Kühlhaus, Tiefkühler und Trockenlager
- Getränke in Lager und Kühlung
- angebrochene Ware und vorbereitete Komponenten (Saucen, Fonds, portionierte Ware)
- Verbrauchsmaterial wie Reinigungsmittel, Servietten und Verpackung
Für den Jahresabschluss gehören auch Kasse, Bank, Forderungen, Schulden und Anlagegüter wie Küchengeräte zum Inventar. Dieser Teil ist Sache Ihrer Buchhaltung. Bei der Warenzählung geht es um die Bestände.
Inventur Schritt für Schritt
- Ruhigen Zeitpunkt wählen. Vor der nächsten Lieferung und nach dem Service, wenn sich nichts bewegt.
- Vorher aufräumen. Lieferungen einräumen, gleiche Artikel zusammenstellen, Etiketten nach vorn drehen. Ein ordentliches Lager zählt sich doppelt so schnell.
- Eine Liste nehmen, die dem Regal folgt. Artikel in der Reihenfolge, in der sie im jeweiligen Bereich stehen. So geht man einen Weg und springt nie zurück.
- In der Einkaufseinheit zählen. Kaufen Sie Mehl im 25-kg-Sack, zählen Sie Säcke, angebrochene als Bruchteil (0,5 Sack). Jedes Mal dieselbe Einheit.
- Zu zweit zählen, wenn möglich. Eine Person zählt, eine schreibt.
- Angebrochenes nicht vergessen. Offene Gebinde, vorbereitete Ware im Kühlschrank und Bestände an der Ausgabe zählen mit.
- Preise eintragen. Den zuletzt bezahlten Einkaufspreis netto je Einheit. Menge mal Preis ergibt den Wert jeder Zeile.
- Vor dem Abschluss prüfen. Weicht ein Wert stark vom letzten Mal ab, zählen Sie den Artikel sofort nach.
Wareneinsatz aus der Inventur berechnen
Für jeden Zeitraum, etwa eine Woche oder einen Monat:
Anfangsbestand + Wareneinkauf − Endbestand = Wareneinsatz
Wareneinsatz ÷ Umsatz × 100 = Wareneinsatzquote in %
Ein Beispiel mit runden Zahlen:
| Anfangsbestand (letzte Inventur) | 8.000 € |
| Wareneinkauf im Monat (laut Lieferantenrechnungen) | 12.000 € |
| Endbestand (diese Inventur) | 7.500 € |
| Wareneinsatz | 12.500 € |
| Speisenumsatz im Monat (laut Kasse, netto) | 40.000 € |
| Wareneinsatzquote | 31,3 % |
Rechnen Sie nur Rechnungen für Ware, die im Zeitraum geliefert wurde, und nehmen Sie den Speisenumsatz ohne Getränke, wenn Sie nur Lebensmittel gezählt haben.
Was ist ein gutes Inventurergebnis?
Ein gutes Ergebnis heißt: Was Sie verbraucht haben, passt zu dem, was Sie verkauft haben.
Die Kasse zeigt, was verkauft wurde. Die Rezepturen zeigen, was diese Gerichte hätten verbrauchen sollen. Die Inventur zeigt, was tatsächlich verbraucht wurde. Die Differenz zwischen den letzten beiden ist Ihr Schwund.
Etwas Differenz gibt es immer: Putzverlust, ein heruntergefallenes Blech, Personalessen, großzügige Portionen an einem vollen Abend. Wichtig ist deshalb:
- Bleibt die Differenz stabil? Dann gehört sie zum Betrieb. Wächst sie, ist das ein Signal.
- Welche Artikel treiben sie? Nach Wert sortieren, nicht nach Menge. Zehn fehlende Portionen Rinderfilet zählen mehr als ein Sack Zwiebeln.
- Gibt es einen einfachen Grund? Meist ja: eine nicht gebuchte Lieferung, eine geänderte Rezeptur, ein gestiegener Preis, Abfall, den niemand notiert hat.
Eine Differenz ist eine Frage an das Team, kein Urteil über eine Person. Die Lösung ist fast immer ein Ablauf, nicht ein Schuldiger.
Beispiel für eine Inventurliste und kostenlose Vorlage
Eine gute Inventurliste hat diese Spalten: Artikel, Lagerort, Einheit, gezählte Menge, Einkaufspreis je Einheit, Wert und Bemerkung. Oben stehen Betrieb, Datum, gezählt von und geprüft von.
Unsere kostenlose Vorlage ist nach Lagerbereichen aufgebaut und rechnet die Werte selbst aus:
Inventur in Österreich
Auch in Österreich hängt die Pflicht davon ab, ob Sie bilanzieren müssen. Nach dem Unternehmensgesetzbuch gilt die Rechnungslegungspflicht für Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab 700.000 € Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder ab 1 Mio. € in einem Jahr. Wer bilanziert, braucht zum Jahresende eine Inventur. Das Finanzministerium hat im April 2026 angekündigt, die Grenze für die Buchführungspflicht auf 1 Mio. € anzuheben. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem aktuellen Stand.
Zwischen zwei Inventuren: Hier hilft Tyll
Die Inventur zeigt die Differenz einmal pro Woche oder Monat, meist wenn das Geld schon weg ist. Tyll füllt die Tage dazwischen. Ihr Team zählt den Bestand per Handy, und Tyll rechnet aus letzter Zählung, Lieferungen und Verkäufen aus, was noch da sein sollte. So sehen Sie, was als Nächstes ausgeht und wo die Zahlen nicht mehr zusammenpassen. Tyll liest die Systeme, die Sie schon nutzen, und ändert nichts daran.
Wir starten mit einer kostenlosen Bestandszählung zusammen mit Ihrem Team, danach folgt ein kostenloser 30-Tage-Pilot mit Ihren eigenen Daten. Zur Seite Bestand und Abfall, Demo testen oder 15-Minuten-Gespräch buchen.
Kurze Antworten
Wie oft sollte man in der Gastronomie Inventur machen? Gesetzlich einmal im Jahr, wenn Sie inventurpflichtig sind. Für die Kostenkontrolle zählen viele Betriebe Lebensmittel wöchentlich oder monatlich und teure Artikel wie Fleisch und Fisch öfter.
Gibt es eine kostenlose Inventur-App? Es gibt kostenlose Listen und Apps zum Zählen. Tyll geht einen Schritt weiter und vergleicht die Zählung jede Nacht mit Kasse und Lieferungen. Die ersten 30 Tage sind als Pilot kostenlos.
Muss ich vorbereitete Speisen mitzählen? Ja, wenn sie einen echten Wert haben, etwa Saucen, Fonds oder portioniertes Fleisch. Bewerten Sie sie mit den Kosten der Hauptzutaten, und zwar jedes Mal gleich.